Sekretär/in

Der Einfachheit halber verwenden wir in unserer Beschreibung die männliche Form, die weibliche Form ist selbstverständlich immer mit eingeschlossen.

Berufsbeschreibung

Das Sekretariat eines Unternehmens oder einer Einrichtung ist ein Ort, an dem viele Aufgaben koordiniert werden. Die Rolle des Sekretärs ist demnach maßgeblich für dessen gutes Funktionieren. Er ist die Person, die einer leitenden Führungskraft bei deren Arbeit unterstützt.

Der Beruf hat sich in den letzten drei Jahrzehnten stark weiterentwickelt: von Textverarbeitung, den Aufgaben eines Direktionsassistenten bis hin zum juristischem Sekretär - die Kompetenzen können stark variieren und die Aufgaben sind sehr vielseitig. Der Sekretär verrichtet sie mit größter Sorgfalt, um dem Unternehmensleiter die Arbeit zu erleichtern. Er organisiert seine Arbeit je nach den Bedürfnissen der Person, der er assistiert. Er kümmert sich unter anderem um die Post, die Telefonate, den Empfang von Besuchern, die Tagesplanung und die Organisation der Versammlungen seines Vorgesetzten. Er kann aufgefordert werden, die Protokolle dieser Versammlungen zu verfassen, bestimmte Dossiers zu betreuen und ein Team von Sekretariatsmitarbeitern zu leiten. Wenn der Betriebsleiter häufig Kontakte mit außenstehenden Personen unterhalten muss, muss der Sekretär die Anrufe oder Besuche filtern. Dies ist nicht immer eine leichte oder angenehme Aufgabe.

Diese Tätigkeit geht mit einem gewissen Grad an Autonomie und Verantwortungsgabe einher, die je nach Art, Größe und Tätigkeitsfeld des Betriebs variieren kann. Der Großteil der Tätigkeit wird am Computer erledigt. Doch die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen und die manchmal zahlreichen Kontakte mit der Außenwelt beeinflussen den Arbeitsrhythmus und verursachen häufige Unterbrechungen der angefangenen Arbeiten.

Manche Unternehmen sind auch im internationalen Handel tätig. Dort ist der Sekretär gefordert, mehrere Sprachen zu beherrschen. In diesem Fall ist er eine effiziente und kompetente Schaltstelle zwischen dem Unternehmen und den ausländischen Geschäftspartnern. In einer Arztpraxis hat der Sekretär, neben den administrativen Aufgaben, zur Aufgabe, die Patienten zu begrüßen, sie aufzunehmen und ihnen zu helfen. Für alle Sekretäre gehören u.a. folgende Aufgabenbereiche zur Kerntätigkeit: Computereingabe, Akten klassieren, Personen empfangen oder Telefonate führen.

Ungeachtet der vom Ausbildungsgrad, von der Berufserfahrung, von der je nach Betrieb unterschiedlichen Arbeitsorganisation abhängenden Vielfalt der Jobprofile und ungeachtet der Verschiedenheit der Tätigkeiten, haben alle Sekretariatsfachkräfte ähnliche Kompetenzen, ähnliche Fertigkeiten und vor allem ein und denselben Wirkungskreis: das Büro.

Kompetenzen & Handlungsfelder

  • Kenntnis der Bürotechnik
  • Kenntnisse der ihn betreffenden Arbeitsfelder (Wirtschaft, Verwaltung, Buchhaltung, Handel, Recht...)
  • Kenntnis in Stenografie oder anderer Notizentechnik
  • Gute Kenntnisse der Muttersprache
  • Kenntnis mehrerer Fremdsprachen
  • Redaktionelle Kompetenzen
     

Soziale Kompetenzen

  • Organisationsvermögen
  • Befolgen von Anweisungen
  • Kontakt- und Kommunikationsfreudigkeit
  • Gepflegtes Auftreten
  • Einhaltung der Vertraulichkeit von Daten
  • Genauigkeit
  • Ordnung und Sorgfalt
  • Gründlichkeit
  • Lange visuelle Aufmerksamkeitsspanne
  • Polyvalenz
  • Autonomie
  • Eigeninitiative
  • Verantwortungsbewusstsein
  • Bereitschaft
  • Analysevermögen
  • Stressresistenz

Beruflicher Rahmen

Die Sekretariatsfachkraft kann u.a. in einem KMU (kleinere und mittlere Unternehmen), einer Schule, einem Krankenhaus, einem großen Unternehmen, einer öffentlichen Verwaltung, einer Nicht-Regierungsorganisation, einem Geschäft oder einer Vereinigung beschäftigt sein. Abhängig von seinem Arbeitsbereich kann er sich spezialisieren (auf Recht, Management, Wirtschaft, Handel, Kultur...) und mehrere Verantwortungsbereiche betreuen. Er hat regelmäßige Arbeitszeiten. Er verbringt viele Stunden vor einem Computerbildschirm, wird aber oft bei der Arbeit durch Telefonate unterbrochen. Er unterhält häufige Kontakte zu anderen Abteilungen oder zu Besuchern.

Andere Beschreibungen und Ausbildungswege

Schulausbildung in der Deutschsprachigen Gemeinschaft (technischer und berufsbildender Unterricht):

In der Wallonie / Bruxelles:

  • Siep (Service d'Information sur les Etudes et les Professions):  Secrétaire

In Deutschland:

  • BerufeNet (Bundesagentur für Arbeit):  Sekretär

 


Übersetzung der Berufsbeschreibung des SIEP (Service d'Information sur les Etudes et les Professions)